Project Management Officer

IDI van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is op zoek naar een Project Management Officer voor assistentie bij het project Vernieuwing SharePoint, o.a. in relatie tot voorbereidingen op de gefaseerde livegang van het project. De Project Management Officer is bedreven met ICT projecten en ondersteunt projecten in brede zin, zoals het uitvoeren van administratieve actualisatieslagen, het beheren van de dienstpostbus van het project, het bundelen van vragen en antwoorden uit de organisatie. De Project Management Officer wordt procesmatig en inhoudelijk aangestuurd door de Projectmanager en de Migratiecoördinator

De volgende taken en resultaatgebieden worden onderkend

• Ondersteunen bij het uitvragen en actualiseren van site eigenaren in SharePoint.
• Het beheren van de dienstpostbus (mailbox) van het project.
• Het efficiënt bundelen van inkomende vragen versus uitgaande antwoorden t.b.v. actuele informatie op de projectsite.
• Afstemming met afdeling Functioneel Beheer en afdeling Informatie Management.
• Afstemming met de migratiecoördinator.
• Aanspreekpunt voor allerhande zaken en ondersteuningstaken/vragen vanuit het project.

Achtergrond opdracht

Bij BZ zijn wereldwijd circa 5.000 medewerkers werkzaam, waarvan de helft op het departement, en de andere helft op vertegenwoordigingen in ca. 130 landen. Deze vertegenwoordigingen zijn verbonden in één wereldwijde ICT-infra-structuur bestaande uit diverse informatiesystemen, netwerken en communicatiemiddelen. De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) ondersteunt samen met andere bedrijfsonderdelen het primaire proces van BZ

Binnen BZ is een groot aantal IV-taken gebundeld in het Informatievoorzieningscluster van de Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI). IDI regisseert o.a. de relatie tussen klanten/opdrachtgevers en leveranciers, met als doel de primaire processen van BZ optimaal te ondersteunen en de medewerkers van BZ zo flexibel mogelijk te laten werken met een eigentijdse, veilige en betrouwbare digitale werkomgeving. Om deze digitale werkomgeving te behouden en de verbeteren is het project Vernieuwing Digitale Werkomgeving BZ gestart. Als Project Management Officer maak je onderdeel uit van het team die deze vernieuwing realiseert.

Functie eisen:

• Prince 2
• Je beschikt minimaal over een diploma van een hbo-opleiding
• Minimaal 2 jaar relevante en aantoonbare ervaring als PMO-er;
• Aantoonbare ervaring en/of affiniteit met ICT programma’s en projecten
• Uitstekende kennis van Office applicaties (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

Wensen

• Kennis van organisatie, bestuur en bedrijfsvoering;
• Aantoonbare ervaring en/of affiniteit met de ontwikkeling, vernieuwing van werkplekomgevingen;
• Eigen inbreng is zeer gewenst;
• Je hebt een hands-on mentaliteit en kan daarnaast goed kan structureren en documenteren; 
• Veel gevoel voor onderlinge samenwerking (ook buiten de eigen kaders);
• Je bent nauwkeurig en zelfstandig;
• Je bent stressbestendig en kan werken onder hoge druk; 
• Je hebt sterke contactuele eigenschappen; 
• Je hebt ervaring met communiceren op operationeel niveau; 
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Competenties

• Flexibel en wendbaar; 
• Nauwkeurig; 
• Resultaatgericht;
• Efficiënt;
• Stressbestendig; 
• Omgevingsbewust; 
• Zelfstandig; 
• Samenwerkingsgericht.