Teamleider Informatiebeheer

Wat ga je doen?

We zoeken iemand die graag verantwoordelijkheid draagt voor het informatie- en archiefbeheer in onze organisatie. Iemand die op inhoud een aantal opdrachten oppakt en aanspreekpunt is voor inhoudelijke zaken uit het team Informatie-Control en –Beheer (ICB), dat valt binnen programma Stuurinformatie en Administratie (SIA). Iemand die ruime ervaring heeft in het uitvoering geven aan de Archiefwet en aanpalende wet- en regelgeving, waaronder de Wet open overheid en ook met inhoudelijke aansturing van een team.

De organisatie is grote stappen aan het maken in het professionaliseren van het informatiebeheer. We richten ons daarbij op alle digitale informatiestromen en –dragers en zetten de organisatie zelf aan het werk bij het op orde houden van het informatiebeheer. Tegelijk wordt er nog een restant papieren archief weggewerkt en gedigitaliseerd.

Door het vertrek van de huidige teamleider zoeken we ter overbrugging iemand die gedurende de komende ca. 6 maanden, waarin we een structurele opvolger werven, een aantal inhoudelijke klussen oppakt en ook (op inhoud) aanspreekpunt is voor het team. De meer coördinerende team- en MT-taken worden door een andere teamleider waargenomen. De eindverantwoordelijkheid richting o.a. directie en bestuur liggen bij de programmamanager SIA. En de personele verantwoordelijkheden liggen bij de hiërarchisch manager CIO-SIA.

Concrete opdrachten (in onderling overleg bepalen we prioriteiten):

• Achtervang en hulp op takenpakket van de adviseur informatiebeheer, bijv. deelname in de IPO-vakgroep DUTO.
• Overleggen met serviceteam Corsa (contact warm houden) en deelname aan de projectgroep of werkgroep voor het doorvoeren van de auditbevindingen Corsa.
• Aanspreekpunt voor verbinding ICB-ICT voor zover nodig t.a.v. G-schijf migratie en transformatie ICT (naar de Cloud).
• Meewerken in proces herijking bestuurlijke besluitvorming, over positionering Woo en visievorming zaaksysteem. Vanuit ICB-oogpunt advies leveren t.a.v. het zaaksysteem van de toekomst, n.a.v. bevinding provinciearchivaris in haar jaarverslag. Het werk van ICB kan vele malen slimmer en sneller. Daarvoor is het nodig om het doorvoeren van de verbeterlijst t.a.v. Corsa te versnellen en ook af te stemmen wat we verwachten van het serviceteam Corsa.
• Begeleiding afronding beleidsdocument over bewaren van websites, sociale media, berichtenverkeer, e-mail en agenda-items. Het document is in een vergevorderd stadium.
• Advies opstellen over role based acces, ism Projectelider In-, Door- en Uitstroom (IDU). Wat we graag zouden zien, op vlak van I (instroom), is dat er een proces komt waarbij nieuwe medewerkers (ook inhuur) bij de start instructie krijgen over werken met informatie.
• Voorbereiding presentatie voor Statencommissie S&V over werken met informatie c.q.   beveiliging/Woo, in samenwerking met de Woo coördinator die binnen het ICB-team valt en met de CIO office (o.a. Functionaris Gegevensbescherming).
• Inregelen beheer Octobox: wie is budgeteigenaar, systeemeigenaar en wat is benodigd budget voor de langere termijn.
• Begeleiding en ondersteuning Woo-team t.a.v. projecten actieve en passieve openbaarmaking.
• Informatie Structuurplan voor het programma SIA opleveren: het concept document verder helpen invullen, regie hierop, samenwerken met de andere teamleiders.

• De kandidaat is een stevige professional met visie op een digitale informatiehuishouding in relatie tot een open overheid en het duurzaam bewaren van overheidsinformatie en -data in een digitaler wordende maatschappij.
• De kandidaat die wij zoeken heeft ervaring met het leiden van projecten op gebied van informatie- en archiefbeheer.
• De kandidaat heeft ervaring met het (inhoudelijk) aansturen en coachen van een team informatiebeheer bij de overheid.

Kennis en kunde:

• Je beschikt over een relevante WO opleiding, c.q.   werk-/denkniveau, waarvan archief-/informatiebeheer een nadrukkelijk onderdeel vormt.
• Je hebt ruime ervaring opgedaan bij overheden, bij voorkeur ook bij een gemeente/provincie (met het archief-/informatiebeheer).
• Je beschikt over goede advies- en communicatievaardigheden (mondeling en schriftelijk).

Competenties:
Je bent slagvaardig en denkt in oplossingen. Je schakelt makkelijk met alle voorkomende stakeholders. Je kunt op inhoud en proces coachen en bent iemand die graag samenwerkt en daarin de leiding neemt om zo de doelen te bereiken.